Efficienza ed efficacia: obiettivi fondamentali e ruolo delle persone in azienda

Quali criteri seguire per ottenere risultati?

Ogni imprenditore che si distingui, se vuole raggiungere il successo, ha necessità di approcciare alla gestione aziendale in modo adeguato, facendosi ispirare dal suo “sogno” o visione, ma adottando criteri scientifici per la sua realizzazione.

Accanto al “volere” infatti, occorre affiancare il “sapere” ed il “saper fare” per individuare, creare ed improntare la migliore organizzazione, funzionale al raggiungimento degli obiettivi desiderati.

Tradotto, significa utilizzare criteri di efficienza ed efficacia, fondamentali per ottenere livelli alti di produttività. Sono termini che hanno la stessa radice, ma significati diversi:

• per efficienza si intende la capacità di raggiungere un obiettivo con le risorse disponibili (peraltro a volte scarse) o l’attitudine a svolgere una determinata funzione od ottenere il risultato con il minor sforzo, misurato spesso dal rapporto tra outputs conseguiti e le risorse impiegate. L’efficienza si misura spesso con indicatori economici e non;
• con efficacia invece, si fa riferimento alla capacità di raggiungere gli obiettivi prestabiliti, ossia “fare centro”.

Purtroppo, non sempre gli imprenditori sono capaci di operare utilizzando come “faro” questi due principi fondamentali: questo può avvenire per diversi motivi, come ad esempio obiettivi mal formulati o poco chiari, scelta di una struttura organizzativa non idonea allo scopo, errori di investimento, disorganizzazione interna, mancata conoscenza delle - o scarsa attenzione alle corrette politiche di gestione del personale, poca considerazione dell’importanza del clima aziendale.

Tutto ciò indebolisce il “sistema azienda” nel suo complesso.

Un’impresa infatti, per vivere e prosperare ha necessità di diventare un sistema organizzato, dinamico, aperto, fatto da varie risorse tra loro strettamente collegate e coordinate, dove il titolare o il manager dirige e gestisce fattori produttivi quali capitale umano, beni materiali ed immateriali, con lo scopo di raggiungere obiettivi economici di reddito.

E la produttività – a questo punto risulta chiaro - si raggiunge solo se si è efficienti ed efficaci. 

Se si opera in modo non efficiente e non efficace, si va incontro a risultati di gestione negativi, si rischia di perdere i clienti, la reputazione e vedere un incremento del turnover del personale.

Esaminiamo ora alcuni aspetti disfunzionali di entrambe le condizioni.

L'INEFFICIENZA

1) Inefficienza economica: ci riferiamo alla scarsa o mancata copertura dei costi con i ricavi o meglio, alla scarsa redditività del capitale proprio.

Ciò può avvenire per vari motivi, come scelte di investimento errate, incapacità di selezionare bene i fornitori dei fattori produttivi, scarso potere contrattuale, sprechi, incapacità di piazzarsi sui mercati.

In particolare, se pensiamo al fattore “Risorse umane” (il cui costo pesa tantissimo nel Conto economico) consideriamo la scarsa produttività del personale, dovuta ad errate politiche di gestione, dalla selezione, all’assunzione, dalla formazione, alla ritenzione dei talenti, gestione delle carriere e sistema di compensazione.

In azienda, sono pur sempre le persone che materialmente producono, sia nell’azionare semplicemente un macchinario, sia nel prendere decisioni strategiche.

Se esse non vengono messe nelle condizioni di operare e operare bene, non può essere raggiunta un’efficienza economica, se il clima organizzativo non è buono, non si lavora bene;

2) Inefficienza di mercato: è l’incapacità di penetrare nei mercati di riferimento, conoscere le dinamiche che guidano le scelte dei clienti. Il prodotto o servizio può essere eccellente, ma se l’imprenditore non è in grado di comunicare verso l’esterno il suo valore, difficilmente i fatturati possono aumentare.

E’ importante ricordare che anche gli stessi collaboratori possono essere i testimonial del brand: se vengono trattati come clienti, possono comunicare all’esterno, ciò che vivono dentro. Se all’interno di un’azienda esiste un proficuo “mercato” inteso come luogo di scambio di informazioni, competenze, conoscenze, relazioni, è molto più facile creare beni o servizi di valore, che possano trovare poi spazio nei mercati esterni.

Ogni azienda che funziona bene internamente, porta fuori un’immagine di successo, conquista con più facilità la clientela.

3) Inefficienza organizzativa: un’azienda per sua natura è un’organizzazione complessa, frutto di un insieme di processi, materiali e persone tra loro interconnessi e coordinati per il raggiungimento di un obiettivo comune.

Se un titolare d’azienda non è in grado di dotarsi di un’adeguata struttura, si crea disvalore per gli stakeholder esterni (clienti, fornitori, Enti, Istituti finanziari) ed interni, come i dipendenti con conseguenti ricadute sul clima aziendale, fattore imprescindibile quando si parla di organizzazione.

In particolare, le inefficienze organizzative si verificano quando manca:

• una chiara definizione e condivisione della mission, ossia il fine ultimo che giustifica l’esistenza dell’organizzazione stessa (il perché lo fai), che guida tutto l’operato delle persone e permea la cultura aziendale => senza obiettivi c’è disorientamento, anche strategico;
• una ben definita struttura (il come la fai) => ad esempio, la s. gerarchica dove si rischia la burocratizzazione, lo scarso fluire della comunicazione, il forte controllo e la mancanza di coordinazione, non è adatta per settori a rapida innovazione; così anche una s. flat o piatta, con pochi livelli di potere, rischia di avere collaboratori con abilità e conoscenze generalizzate, laddove c’è invece necessità di competenze specifiche e richiede che le persone siano fortemente motivate;
• una chiara definizione di procedure e processi (il come lo fai), ruoli e mansioni => non aver ben definito un organigramma ed un funzionigramma crea disorientamento tra le risorse umane, demotivazione, scarso coinvolgimento professionale, questo mina il clima aziendale.

L'INEFFICACIA

L'inefficacia è la situazione per la quale gli obiettivi desiderati non vengono raggiunti. Questo crea perdite economiche e non poche frustrazioni sia per il titolare, sia per il personale, in quanto non si è stati capaci di raggiungere gli scopi prestabiliti in termini di fatturato, posizionamento, redditività, benessere.

La condizione dell’essere efficace o sentirsi efficaci, tocca molto da vicino la parte più umana di un’organizzazione aziendale: tocca sia il singolo, sia il sistema.

Si entra qui nell’ambito delle capacità di performance, dove giocano un ruolo importante non solo le competenze e conoscenze tecniche atte a raggiungere lo scopo, ma anche i fattori intangibili più tipicamente legati ai valori, alle motivazioni, alla fiducia, alle relazioni.

Il sentirsi non capaci di raggiungere un obiettivo, può avere varie motivazioni: oltre ad eventuali situazioni personali, menzioniamo ad esempio un’errata selezione del personale, una scarsa formazione ed assenza di un percorso di affiancamento nel momento dell’assunzione; il mancato coinvolgimento nei progetti aziendali, percezione di essere esclusi da esso, un cattivo clima aziendale ecc.

Come può un imprenditore gestire tutte queste variabili per raggiungere il successo desiderato?

Deve lavorare su due fronti:

• Da un lato tenere sotto controllo le condizioni di efficienza ed efficacia, per creare le condizioni favorevoli affinché si instauri un buon clima organizzativo;
• Dall'altro deve curare il clima interno per implementare meglio un'organizzazione efficace ed efficiente.

Per un imprenditore è necessario monitorare l’attività, introducendo azioni di analisi quantitative e qualitative dell’efficienza e dell’efficacia, come l’utilizzo di indici (ad esempio il ROE, ROI, ecc.), interviste, questionari, analisi di clima per chi si occupa anche di gestione delle persone: monitorare e controllare dei dati, ma anche assumersi la responsabilità delle proprie scelte imprenditoriali, cambiarle se disfunzionali, ripartire con coraggio.

Se i risultati discostano da quelli ipotizzati e desiderati, occorre introdurre miglioramenti in uno o più degli ambiti della gestione d’impresa: dipendenti ed organizzazione ne beneficeranno enormemente!

Il benessere organizzativo è un fattore determinante che incide sull'efficienza e sull'efficacia, sulla produttività e sullo sviluppo dell'azienda.

L’efficienza è chiaramente maggiore negli ambienti di lavoro dove i collaboratori si dicono soddisfatti del clima aziendale.

Nello specifico, il modo in cui le persone vivono la relazione tra loro e con l’azienda, incide notevolmente sulla motivazione, perché il senso di appartenenza all’organizzazione, la condivisione dei valori e della cultura conferiscono significato all’attività di ognuno.

In particolare, il clima organizzativo rappresenta l’insieme di sentimenti, percezioni e credenze che le persone elaborano ed hanno, rispetto all’ambiente di lavoro in cui vivono: esso è in grado di influenzare l’efficienza, il comportamento del personale, la produttività stessa, condizionando in modo significativo l’andamento aziendale.

Quali sono quindi i parametri più importanti da prendere in considerazione per migliorare il clima interno, affinché vengano raggiunte le condizioni di efficacia ed efficienza?

Consideriamo sostanzialmente quattro aree da attenzionare e valutare, quali persone, relazioni, organizzazione, risultati:

1. la gestione del personale: è un fattore chiave ed è estremamente importante. Un’azienda di successo, deve avere cura della crescita professionale e personale dei componenti del team, del livello di riconoscimento del lavoro svolto, della presenza di obiettivi chiari e di un sistema di premi e incentivi;
2. i valori dell’azienda: è fondamentale che essi circolino e siano condivisi in primis tra titolare e dipendenti e poi tra i dipendenti stessi, all’interno dell’ambiente di lavoro e fuori. La condivisione dei valori è un collante molto potente, guida le azioni;
3. la motivazione e la coesione del team: la misura del grado di unione e allineamento fra i membri dell’azienda e l’impegno del personale, è fattore chiave per ottenere i risultati desiderati. La cura del clima aziendale offre uno sprono potente per tali due fattori;
4. l’ambiente e gli strumenti di lavoro: un luogo di lavoro sicuro, comodo e adeguato negli spazi, la disponibilità degli strumenti alle necessità di ogni compito, comunica al personale l’esistenza di attenzione e cura del clima organizzativo;
5. l’organizzazione dei ruoli e dei processi: la misura della trasparenza, della chiarezza e della correttezza tra i diversi livelli di collaborazione sono alla base della creazione di fiducia;
6. performance lavorative: il clima aziendale impatta sui risultati, anche sulla capacità di concentrazione delle persone e del team. Il raggiungimento di un risultato alimenta la soddisfazione, che condivisa offre ulteriore motivazione di crescere insieme.

Quali sono gli errori da evitare nella gestione degli ambienti di lavoro?

Le tante aziende che non riescono ad avanzare verso una gestione efficace ed efficiente delle Risorse Umane, orientata alla collaborazione e al raggiungimento degli obiettivi, commettono generalmente questi errori: 

• non garantire il corretto bilanciamento tra vita lavorativa e vita privata (work life balance); pensare che il lavoro in azienda sia prioritario su tutto, ad esempio non guardando di buon occhio quei collaboratori che usufruiscono di giorni di ferie o rimproverare coloro che chiedono congedi per malattia. Sono questi fattori che alimentano l’insoddisfazione e ciò fa aumentare i tassi di assenteismo e dimissioni;
• privare i collaboratori di “avere la propria voce”: dare la priorità alle opinioni o alle iniziative dei superiori rispetto a quelle dei lavoratori, è un errore che mina il coinvolgimento. Il punto di vista dei lavoratori, che si trovano in prima linea all’interno dell’azienda, è molto prezioso e dovrebbe essere sempre ascoltato;
• confondere la motivazione con la concorrenza: stimolare la collaborazione tra colleghi e la partecipazione dei lavoratori alla vita aziendale è sempre una buona pratica per mantenere “viva” l’azienda. Questo però non deve tradursi in competizioni interne, che raramente portano al successo, anzi sono fattore di rallentamento all’interno del team. Mai l’ufficio deve diventare un campo di battaglia;
• non riconoscere i buoni risultati: il mancato riconoscimento dei risultati raggiunti dai collaboratori mina la fiducia. E’ necessario invece dare credito a contributi di valore, quando è meritato; è fondamentale per stimolare la produttività dei lavoratori, affinché si sentano parte integrante degli obiettivi dell’azienda;
• tenere costantemente il pugno di ferro (autorità verso autorevolezza): il compito del capo è quello di dare una direzione al team. Ma questo non significa controllare e dirigere ogni azione delle proprie persone. L’obiettivo ottimale è quello di dotarli di strumenti che li aiutino ad essere autosufficienti e ad acquisire fiducia nelle proprie capacità, significa diventare il leader che tira fuori il potenziale dai collaboratori;
• puntare sempre il dito contro qualcuno: quando le cose non vanno bene, il gesto più naturale che si fa è dare la colpa agli altri, non assumersi quindi le responsabilità. Il senso di colpa indiretto o la disonestà altro non fanno che aumentare la sfiducia e minare la credibilità della figura del capo, come quella dell’azienda.  

L’importanza dell'analisi del clima organizzativo per recuperare efficacia ed efficienza

Poiché frequenti sono le disfunzioni in azienda, soprattutto nella gestione delle Risorse umane, andare a misurare e valutare il clima organizzativo significa comprendere quale “aria tira” negli ambienti interni, comprendere se esiste disallineamento fra i pensieri, le credenze, le aspettative dei dipendenti e quelli che dovrebbero essere per ottenere successo, maggiore produttività e quindi vantaggio competitivo.

L’analisi di clima organizzativo è uno strumento potente e prezioso che permette di raggiungere una nuova consapevolezza sulla realtà aziendale e comprendere tutti i meccanismi in atto. Per farlo bisogna necessariamente mettere in discussione l’organizzazione e coinvolgere tutto il personale.  

L’analisi prende in considerazione tanto i rapporti interpersonali (quindi la qualità delle relazioni con i colleghi e i superiori, la coesione dei dipendenti, la comunicazione aziendale, lo stile di leadership adottato e la coesione rispetto a quelli che sono i valori aziendali), quanto la dimensione personale, ovvero la soddisfazione dei singoli dipendenti, il senso di appartenenza e la responsabilità percepita.

L’indagine viene effettuata con un primo questionario rivolto all’imprenditore, per poi coinvolgere successivamente i collaboratori, con questionari anonimi, che forniscono un quadro della situazione autentico e senza filtri.

I dati vengono poi analizzati per ottenere, nero su bianco, tutte le considerazioni sul clima aziendale: da qui possono essere improntate tutte le azioni correttive, per migliorare la gestione del personale, in merito alle performance individuali e di team, la comunicazione, le relazioni, la formazione, l’implementazione di procedure e processi ad hoc e soprattutto ciò che procura benessere personale.

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